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Control Interno

Todos le ponemos 5 al ambiente

La oficina de Control Interno se unió y dirigió una de las actividades para ponerle 5 al ambiente al interior de la Alcaldía. Fue así como en desarrollo de la capacitación sobre riesgos se llevó a cabo también una actividad para difundir y entrar en la dinámica de esta campaña.

Los asistentes pudieron interactuar y dialogar entre sí sobre cómo aportan diariamente con sus principios y valores a la campaña y como reconocimiento se les entregó a los líderes de cada grupo un pocillo con la imagen de la misma.

Recuerden que esta campaña, liderada por la gestora social, Elisabehd Vargas Forero, también tiene un concurso que irá hasta finales de octubre, en el que el área que más ideas creativas tenga para generar un buen ambiente, será la ganadora.

Envíenos las fotos de las actividades que realizan, junto con su descripción y área correspondiente, al whatsapp del número 3132295036.Todos le ponemos 5 al ambiente

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Nuestro control interno

¿QUÉ ES CONTROL INTERNO? 

Se define como el conjunto de principio, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre si y unidos a los funcionarios que conforman el Municipio se constituye en un medio eficaz par lograr el cumplimiento de su función administrativa sus objetivos y la finalidad que persigue, generando capacidad de respuesta ante la comunidad que debe atender.

Por lo tanto el Control Interno no es un evento aislado en el Municipio; es una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación del Municipio, debiendo ser reconocido como un punto integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente. Asistiendo a la dirección de manera contante en cuanto a su manejo y alcance de sus metas.

HISTORIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LA ALCALDIA DE CAJICÁ

Mediante Resolución No. 117 de marzo 15 de 2004, modificatoria de la Resolución Administrativa No. 0373 de 1996, que estableció el Sistema de Control Interno para la Administración Municipal de Cajicá, se creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y se dictó su reglamento de trabajo.

En el año de 2004, ejerció funciones como Secretaria de Despacho de la Oficina de Control Interno, código 020, grado 02, la Dra. Liliana Fernanda López Riveros, quien presentó renuncia al cargo en el mes de mayo de 2004; en su reemplazo mediante Resolución No. 348 de 2004, fue encargado el Arq. Jimmy Orlando Cárdenas Ospina, Gerente de Planeación e Infraestructura.

Mediante Decreto No. 022 de febrero 22 de 2005, se adoptó la nueva estructura administrativa del Municipio y en la misma no se incluyó el control interno como dependencia. Esta área se continuó atendiendo mediante la contratación de un asesor externo con experiencia en este campo.

Dentro del proceso de modernización que inició el Municipio de Cajicá y el compromiso permanente de todas las dependencias y sus funcionarios por brindar un mayor y mejor servicio a nuestra comunidad, se vio la necesidad de adoptar, implementar y complementar instrumentos actualizados de gestión y de nuevos procesos administrativos; así como fortalecer los mecanismos de control, especialmente en lo relacionado con el control interno.

Por ello surgió la necesidad de contratar los servicios de un profesional con experiencia en el desarrollo de las actividades del control interno con el fin de fortalecer el sistema de control interno del municipio y que coordinara con todas las dependencias la preparación de los planes de acción y operativos que condujeran a mejorar la gestión administrativa y facilitar el logro de los resultados congruentes con la misión, políticas y metas institucionales del Municipio; apoyar la realización y organización de los cargos técnicos adoptados y por implementar por la administración municipal; brindar apoyo a todas las áreas de la administración en la revisión, definición y adopción de metodologías e instrumentos de planeación, gestión y evaluación, concordantes con el sistema de control interno; y adicionalmente se encargará de las siguientes actividades:

  • Asesoría y coordinación a todas las dependencias de la Administración Municipal, institutos descentralizados, en la preparación, revisión y ajustes de los planes de acción anuales.
  • Orientación y coordinación en el seguimiento y la evaluación de las actividades administrativas a través del Comité Coordinador de Control Interno del Municipio.
  • Apoyo a todas las áreas de la Administración Municipal en la revisión, definición y adopción de metodologías e instrumentos de planeación, gestión y evaluación, concordantes con el sistema de control interno.
  • Coordinación con las dependencias de la Administración, la preparación, evaluación y presentación de la información requerida de manera oportuna, solicitada por el Despacho del Alcalde, dependencias de la Administración, entidades de control y demás organismos públicos y comunidad en general.

En el mes de junio de 2007, por recomendación directa de la Contraloría de Cundinamarca y ante la importancia del ejercicio de las funciones de la Oficina de Control Interno, y con el propósito de armonizar y fortalecer el rol que dicha oficina debe cumplir en el proceso de implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, adoptado a través del Decreto 1599 de 2005, la Administración Municipal creó mediante el Decreto No. 219 de junio 26 de 2007, el cargo de Asesor de Control Interno.

TRÁMITES Y SERVICIOS 

La Oficina de Control Interno asesora a todas las dependencias de la Administración Municipal, complementaria mente ejerce cuatro objetivos de control ante la entidad como lo es:

Objetivo de Control de Cumplimiento de la función administrativa, contempla el establecimiento de las acciones que le permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las acciones que le permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones y el diseño de los procedimientos de verificación y evaluación en el marco establecido por la Ley, se basa en fundamento de autorregulación.

Objetivos de Control Estratégico: busca crear conciencia en los servidores públicos acerca de la importancia del control, establece los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la entidad, buscando administrar en forma diligente los posibles riegos que se puedan generar. Se basa en los fundamentos de autocontrol y autorregulación.

Objetivos de Control de Ejecución: determina los procedimientos de prevención detención y corrección que permitan mantener las funciones, operacionales y actividades institucionales, propende porque todos los recursos y actividades estén dirigidos hacia el cumplimiento de la misión, Busca que la toma de decisiones se realice con base en información oportuna y confiable, y que la comunicación interna y externa que genera la entidad contribuya al desarrollo de una operación adecuada.

Objetivos de Control de Evaluación: procede por la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimientos a la gestión y formular acciones oportunas de corrección y de mejoramiento, Así mismo, realizar verificaciones y evaluaciones permanentes, garantizar la existencia de la evaluación independiente, propiciar el mejoramiento continuo del control y de l agestión y facilitar la integración de las recomendaciones de los órganos de control fiscal a los planes de mejoramiento. Se basa en los fundamentos de autocontrol y autogestión.

Objetivos de control de información: estable los procedimientos para la generación de información veraz y confiable, cumplir oportunamente con la entrega de la información requerida por los órganos de control externos, controlar la publicidad de la información que genera la entidad y garantizar una efectiva rendición de las cuentas públicas. 

Con base en estos objetivos de control y en la definición de lo que se entiende por control interno establecida en el articulo primero de la Ley 87 de 1993, que este modelo toma su estructura con el fin de facilitarle a las entidades del Estado el ejerció juicioso y responsable de su gestión institucional y la consecución de sus metas.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 

Dentro del manual de funciones de la ofician de control interno encontramos 36 funciones a saber:

1 . Coordinar la revisión y actualización de los instrumentos técnicos que requieran ajustarse e implementarse en la Administración Municipal, para fortalecer el sistema de control interno en el Municipio

2. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiadas y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la entidad.

3. Orientar y coordinar el seguimiento y la evaluación de las actividades administrativas a través del Comité Coordinador de Control Interno del Municipio.

4. Mantener permanentemente informados a los directivos y entidades interesadas acerca del estado de control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.

5. Dar apoyo a todas las áreas de la administración municipal en la revisión, definición y adopción de metodologías e instrumentos de planeación, gestión y evaluación concordantes con el sistema de control interno.

6. Asesorar y coordinar con las dependencias de la administración, la preparación, evaluación y presentación de los diferentes informes requeridos al Municipio de manera oportuna, solicitada por el Despacho del Alcalde, dependencias de la administración, organismos de vigilancia y control y demás entidades públicas y comunidad en general que lo soliciten.

7. Apoyar a las gerencias de la administración municipal en su nivel central en el mejoramiento continuo de la efectividad de la gestión orientada a resultados.

8. Proporcionar al Despacho del Alcalde y a las gerencias, recomendaciones especificas y viables y apoyar su aplicación práctica.

9. Coordinar con todas la dependencias de la administración municipal la revisión, definición y adopción de metodologías e instrumentos de planeación, gestión, y evaluación concordantes con el sistema de control interno.

10. adelantar la verificación y evaluación del cumplimiento de los planes de acción de cada unas de las gerencias, para su presentación a l consejo de gobierno, secretaria departamental y demás entidades que las soliciten.

11. Evaluar y verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento institucionales, y de cada unos de los planes de mejoramientos de la gestión suscritos con la contraloría y de más organismos de control y vigilancia.

12. Coordinar con todas dependencias de la Administración Municipal la preparación de los planes de acción y operativos que conduzcan a mejorar la gestión administrativa, hacia el logro de los resultados congruentes con la misión, políticas y metas institucionales.

13. Apoyar la revisión y elaboración de los diferentes informes que debe rendir el municipio a la Contraloría General de la República, de Cundinamarca, a la Procuraduría, Banco de l República, DNP, gobernación de Cundinamarca, personería, concejo municipal en los plazos y condiciones fijadas en las normas vigentes.

14. Realizar y presentar al Departamento Administrativo de l Función Pública el informe anual del sistema de control interno, en el nuevo modelo estándar de control interno para las entidades del estado, en los plazos y condiciones fijados en las normas vigentes.

15. Socializar con todas las dependencias los diferentes instrumentos, técnicos, manuales, metodologías y herramientas ajustadas y adoptadas por el Municipio.

16. Recopilar los documentos que soportan el sistema de control interno existentes en el Municipio de Cajicá, evaluarlo y presenta las recomendaciones de ajustes y/o modificaciones a que haya lugar

17. Asesorar al Comité Directivo y al equipo MECI en todo ,lo concerniente con la ejecución del plan estratégico y la implementación del Modelo Estándar de Control Interno.

18. Realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno, con relación a la operación y autonomía de los actos de la administración municipal y presentar los respectivos informe a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno del Municipio.

19. Asesorar a todas las áreas responsables del proceso de implementación del MECI en el cumplimiento de las responsabilidades que les correspondan a las directivos y todos lo servidores públicos de la administración Municipal

20. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del MECI y recomendar los correctivos que sean necesarios.

21. Revisar ajustare e implementar el sistema de indicadores para medición de los resultados de la gestión de cada una de las áreas.

22. Realizar el seguimiento y evaluación a los planes de mejoramiento institucional, por procesos y de mejoramiento individual; así como de los planes de acción de cada una de las dependencias, mediante indicadores definidos previamente.

23. Verificar la aplicación de los procesos y procedimientos por parte de cada una de las dependencias de la Administración Municipal y recomendar los ajustes que sean necesarios

25. Fomentar en toda la organización la organización de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

26. Verificar y revisar la adopción del cronograma y la promulgación de los actos administrativos y reglamentación de los procedimientos para garantizar la implementación del MECI.

27. Apoyar la evaluación independiente al sistema de control interno y formular las recomendaciones necesarias mediante informes de auditoría interna.

28. Diseñar y aplicar el programa anual de auditoria interna de acuerdo con los requisitos metodológicos establecidos para tal fin.

29. Presentar los resultados de las auditorías internas al Alcalde Municipal para su conocimiento y acciones pertinentes y a las áreas responsables de los procesos auditados para que se adopten los correctivos necesarios.

30. Realizar seguimiento a las acciones preventivas o correctivas implementadas objeto de las auditorías.

31. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.

32. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la administración municipal y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

33. Emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los sistemas de control interno.

34. Pronunciarse y formular propuestas sobre los proyectos de ley, decretos y demás normas generales sobre control interno.

35. Formular propuestas a la administración municipal que de acuerdo con sus competencias puedan ayudar al fortalecimiento de los componentes del sistema.

36. Identificar, compilar y proporcionar todas las normas vigentes, metodologías y recursos que faciliten el diseño e implementación del MECI.

INFORMES A PRESENTAR POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

  • Informe ejecutivo anual del Sistema Ejecutivo de Control Interno
  • Informe ejecutivo anual contable
  • Implementación al 100% del Modelo Estándar de Control Interno (Diciembre 08 de 2008)
  • Interventoría semestral a totas las áreas de la Administración Municipal
  • Avance trimestral al plan de mejoramiento
  • Informes mensuales, trimestrales, semestral y anuales a los entes de control como Contraloría General de la República, Contraloría de Cundinamarca, Procuradurías. 

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